Onze methode: de controletoren douane & EU-conformiteit
Voorbereiden, orchestreren, controleren. Een gestructureerde methode zodat uw goederen de Europese grenzen overschrijden zonder documentaire wrijving — en uw conformiteit standhoudt bij elke controle.
Waarom een methode, en niet zomaar een douanedeclarant
Onze overtuiging is eenvoudig: waarde wordt gecreëerd vóór de aangifte, niet erna. Dat is precies wat onze controletoren doet.
Invoeren in de Europese Unie komt niet langer neer op het indienen van een aangifte. Met de Douanehervorming 2026, de geleidelijke uitrol van de EU Customs Data Hub, de Belgische transitie PLDA → IDMS, de uitbreiding van ICS2 en de toenemende impact van CBAM, is de kwaliteit van de aan de autoriteiten doorgegeven data even kritisch geworden als de goederen zelf.
De meeste kmo-importeurs en niet-EU-producenten ontdekken deze vereisten wanneer de goederen al onderweg zijn — vaak via een telefoontje van de douanedeclarant die vraagt naar een ontbrekend document, een gecorrigeerde indeling, een onvindbaar oorsprongscertificaat. Het gevolg: vertragingen, foutief berekende heffingen, slepende controles, en risico's op niet-conformiteit die zich stilzwijgend opstapelen in eerdere aangiftes.
De vier stappen van onze methode
1. Diagnose en mapping
We beginnen altijd met het begrijpen van uw werkelijke goederenstromen, niet uw theoretische. Welke producten? Welke oorsprong? Welke Incoterms? Welke bestaande certificaten? Welke documentatie komt er binnen van uw leveranciers, en in welke vorm?
Aan het einde van deze fase ontvangt u:
- Een data-document matrix per stroom: wat u heeft, wat ontbreekt, wat niet conform is.
- Een risicokaart: indeling, oorsprong, douanewaarde, CBAM, sancties, sectorbeperkingen.
- Een correctief actieplan, geprioriteerd volgens impact en urgentie.
2. Documentaire voorbereiding
Samen met u en uw leveranciers stellen we de aangiftegereed dossiers op. Dit omvat de tariefindeling (GS / GN), de oorsprongsverklaring — preferentieel of niet-preferentieel, REX indien van toepassing —, de douanewaarde en haar correcties, de sanitaire, fytosanitaire en CBAM-certificaten, evenals de specifieke vergunningen wanneer die vereist zijn.
Het doel is duidelijk: uw douanedeclarant ontvangt een volledig, coherent en traceerbaar dossier, en hoeft enkel nog de aangifte in te dienen.
Deliverable: aangiftegereed dossiers per referentie en per stroom, met de gearchiveerde brondocumenten erbij.
3. Orchestratie
We coördineren alle actoren van uw keten: douanedeclarant, expediteur, leveranciers, interne teams. We bezorgen de juiste informatie aan de juiste actor op het juiste moment, en we houden de planning bij van de ICS2-transmissies stroomopwaarts, de NCTS-transitvooraankondigingen, de AES-exportaangiftes, en — voor importeurs gevestigd in België — de mogelijkheden van CCI (Centralised Customs Import), waarmee u uw aangifte kunt indienen in uw lidstaat van vestiging, ongeacht waar de goederen fysiek worden aangebracht.
U behoudt uw huidige douanedeclarant, of wij werken met één uit ons netwerk. Wat verandert, is de kwaliteit van het dossier dat hij ontvangt.
Deliverable: een douanepassage zonder documentair heen-en-weer, en één aanspreekpunt bij CTB Group dat op elk moment weet waar elke stroom staat.
4. Controle en continue verbetering
Zodra de aangifte is ingediend, controleren we de overeenstemming tussen wat werd voorbereid en wat effectief werd aangegeven. We identificeren afwijkingen, kapitaliseren op de leerpunten, en bereiden continu de komende technische transities voor: IDMS, AES, NCTS Phase 5, ICS2 Release 3, CCI, en binnenkort de e-commerce-activering van de EU Customs Data Hub, gepland voor 1 juli 2028.
Deliverable: een kwartaaldashboard van conformiteit en een continu verbeterplan dat elk incident omzet in een gedocumenteerde correctie.
Wat we doen, wat we niet doen
CTB Group is een cel voor voorbereiding, orchestratie en kwaliteitscontrole van douanedata. We zijn noch een douanedeclarant, noch een expediteur.
✅ Wat we doen
Uw goederenstromen en risico's in kaart brengen
Aangiftegereed dossiers voorbereiden
Declarant, expediteur en leveranciers coördineren
De coherentie van de ingediende aangiftes auditeren
Adviseren over conformiteit (CBAM, oorsprong, sancties)
⛔ Wat we niet doen
Douaneaangiftes indienen — dat doet uw declarant
Goederen vervoeren of opslaan
Optreden als directe of indirecte douanevertegenwoordiger
Rechten en belastingen voorschieten in uw plaats
Een fiscaal advocaat of sanctie-jurist vervangen
Deze duidelijke afbakening is bewust. Ze laat ons toe aan uw zijde te blijven, zonder belangenconflict met de declarant die de aangifte indient. U bouwt een duurzame relatie op met uw broker — en u rekent op ons opdat de data die hij ontvangt onberispelijk is.
Indicatieve planning
Voor een nieuwe kmo-klant of niet-EU-producent ziet de typische uitrol er zo uit:
Week 1 tot 3
Ready-to-Import-diagnose Oplevering van de data-document matrix, de risicokaart en het actieplan.
Week 4 tot 8
Documentaire voorbereiding Voorbereiding van de eerste stromen en afstelling van de orchestratie met uw declarant.
Vanaf maand 3
Control Tower Retainer in kruissnelheid Continue voorbereiding, maandelijkse orchestratie, kwartaalaudit.
Voor producenten die onder CBAM vallen, of importeurs in volle IDMS / AES-transitie, versnellen onze gespecialiseerde packs het traject naar conformiteit.
Voor wie deze methode het verschil maakt
Kmo-importeurs gevestigd in België of de EU
Die de regie over hun douanedata willen terugnemen zonder intern aan te werven
→ [Ons aanbod voor kmo-importeurs]
Niet-EU-producenten
Die naar de Europese Unie exporteren en willen voorkomen dat hun goederen geblokkeerd, foutief ingedeeld of zwaarder belast worden bij aankomst
→ [Ons aanbod voor niet-EU-producenten]
Operatoren in IT-transitie
PLDA → IDMS, AES, NCTS Phase 5, ICS2, CCI en meer.
→ [Pack Systeemtransitie België & EU]
Importeurs onderworpen aan CBAM
Staal, aluminium, cement, meststoffen, waterstof, elektriciteit.
→ [CBAM Pack]
Klaar om te starten?
De Ready-to-Import-diagnose is de natuurlijke instap in onze methode. In 2 tot 3 weken krijgt u een helder zicht op uw documentaire blootstelling en een concreet actieplan — zonder enige verbintenis voor wat erna komt