De douane-controletoren die waakt terwijl u verkoopt
Een gestructureerd maandelijks retainer voor bedrijven die regelmatig importeren en de hand willen houden zonder de last te dragen. Documentcontrole, regelgevingswatch, coördinatie, gestructureerd archief.
Het juiste moment om naar terugkerende modus over te schakelen
Een maandelijks retainer is niet voor iedereen. Het krijgt volle zin wanneer u aan ten minste twee van de volgende voorwaarden voldoet.U importeert regelmatig — niet één keer per kwartaal, maar minstens enkele zendingen per maand.
U bereidt groei voor (nieuwe markten, nieuwe leveranciers, nieuwe producten) en u weet dat de complexiteit zal toenemen
Uw invoer valt onder meerdere regelgevende stromen — klassieke douane plus CBAM, plus EUDR of productconformiteit.
U werkt met meerdere douaneagenten of expediteurs en niemand heeft het volledige beeld.
U heeft al een douane-incident gehad (herziening, blokkade, controle) en u wilt dat nooit meer beleven.
In die situaties volstaat een eenmalige Diagnose niet langer: u heeft een continue, lichte maar constante aanwezigheid nodig. Dat is precies de rol van de Control Tower Retainer.
Wat is elke maand inbegrepen
Ons retainer functioneert op basis van zes gestructureerde leveringen die elke maand terugkeren. U weet exact wat u koopt en wat u ontvangt.
📦 Documentcontrole van de invoer van de maand
Wij nemen al uw invoeraangiften van de voorbije maand opnieuw, controleren HS-codes, oorsprongen, waarden en Incoterms, en signaleren anomalieën. U ontvangt een synthetisch rapport: wat solide is, wat te corrigeren is, wat een verdere analyse verdient.
🌍 Gerichte regelgevingswatch op uw activiteit
Geen generieke nieuwsbrief: een maandelijkse bulletin met alleen wat uw sectoren, uw oorsprongen, uw producten betreft. Nieuwe handelsakkoorden, evolutie van CBAM, EUDR, sancties, TARIC-wijzigingen, Belgische en Europese douanejurisprudentie. Wat u moet weten, en niets meer.
👤 Beschikbaarheid van expertise op afroep
Een dringende vraag over een lopende invoer, een leverancier die u een twijfelachtig document doorstuurt, een agent die een dubbelzinnige classificatie voorstelt: u schrijft of belt ons. Wij antwoorden binnen een vastgelegd termijn (24 of 48 uur naargelang het niveau). Geen facturering per stuk, geen tikker.
⛔ Coördinatie met uw douaneagenten en expediteurs
Wanneer een dossier vast loopt tussen uw leverancier, uw expediteur en uw aangever, nemen wij de leiding om het te deblokkeren. Wij spreken hun technische taal, wij houden het spoor van de uitwisselingen bij, en wij voeden de lessen terug om herhaling te voorkomen.
📊 Driemaandelijks dashboard
Elke drie maanden een visuele synthese van uw stromen: volumes per oorsprong, per HS-code, per Incoterm, betaalde rechten, behandelde anomalieën, gerealiseerde besparingen, geïdentificeerde risico's. U ziet uw douaneactiviteit zoals u uw boekhouding ziet.
🗂️ Gestructureerd archief klaar voor controle
Alles wat door het retainer gaat, wordt gearchiveerd volgens een bewijslogica: aangiften, brondocumenten, uitwisselingen, genomen beslissingen. Komt er één, twee of drie jaar later een controle a posteriori, dan is het dossier onmiddellijk beschikbaar en verdedigbaar.
Uw typische maand met CTB Group
Week 2. U ontvangt het reviewrapport: 2 tot 4 bladzijden, ingedeeld in “solide / te corrigeren / te analyseren”. Duikt een dringende correctie op, dan bellen wij u meteen.
Week 3. U ontvangt het gerichte regelgevingsbulletin — meestal 5 tot 10 punten, nooit meer.
De hele maand door komen uw vragen binnen per mail of telefoon en krijgen een onderbouwd antwoord binnen de contractuele termijn. Elke drie maanden ontvangt u het driemaandelijkse dashboard en organiseren we een videogesprek van 45 minuten om te overlopen wat er is behandeld, wat eraan komt, en wat zou moeten worden bijgesteld.
Indicatoren en deliverables
Een sturingsdispositief is maar zoveel waard als wat het zichtbaar maakt. Elke maand weet u waar u staat, zonder erom te moeten vragen.
- Maandelijks dashboard: aangegeven volumes per oorsprong en per regeling, vastgestelde afwijkingen, geopende en afgesloten incidenten.
- Afwijkingenregister: elke afwijking gedocumenteerd, met oorzaak, corrigerende actie en status.
- Documentaire hotline: een antwoord op uw vragen over indeling, oorsprong of waarde vóór het dossier vertrekt.
- Gerichte regelgevingsmonitoring: alleen de wijzigingen die uw stromen raken, geen persoverzicht.
- Driemaandelijkse review: trends, terugkerende knelpunten en prioriteiten voor het volgende kwartaal.
Kies de intensiteit, niet de duur
Het retainer bestaat in drie niveaus. Alle zijn maandelijkse abonnementen, zonder langetermijnverbintenis: u stopt met 30 dagen opzegtermijn. Trouw wordt niet door contract verworven, maar door geleverde waarde.
Versterkte sturing
Supervisie
Sturing
Voor bedrijven met een regelmatige maar homogene invoerstroom. Maandelijkse documentcontrole, gerichte regelgevingswatch, e-mailbeschikbaarheid binnen 48 uur, gestructureerd archief. Halfjaarlijks dashboard. Ideaal als instapniveau.
Voor bedrijven met complexere of groeiende stromen. Alles in Supervisie, plus: telefoonbeschikbaarheid binnen 24 uur, actieve coördinatie met uw aangevers, driemaandelijks dashboard, driemaandelijks videogesprek. Meest gekozen niveau.
Voor bedrijven met een verhoogde blootstelling (een lopende controle, een CBAM-opstart, een transitie van douanesysteem, sterke groei op gevoelige markten). Alles uit Sturing, plus: een wekelijkse review van risicodossiers, een rechtstreekse lijn met uw hoofdconsultant, een maandelijkse videovergadering en versterkte begeleiding bij een controle achteraf.
Begeleiding op maat van uw volume
Het juiste startpunt is geen verkoopgesprek — het is een Diagnose. In een afgebakende opdracht van 5 tot 10 dagen analyseren wij een van uw representatieve invoeren en bezorgen u drie bruikbare leveringen. Aan het einde weten we samen of een retainer zin heeft, en zo ja, op welk niveau. Dat is de enige eerlijke manier om een abonnement voor te stellen: op basis van reële gegevens, niet van een belofte.
Governance en verantwoordelijkheden
Duidelijke sturing veronderstelt dat ieder weet wat hij draagt. Wij zetten dat vanaf de start op papier.
- U blijft de opdrachtgever: de aangifteverantwoordelijkheid en de basisgegevens blijven van u.
- Uw douanedeclarant en uw expediteur behouden hun rol: wij vervangen hen niet, wij coördineren hen.
- CTB Group neemt de voorbereiding, de controle en de coördinatie op zich en dient geen enkele aangifte in uw naam in.
- Eén aanspreekpunt bij CTB Group, één aangeduide referent bij u, en een vastgelegd escalatiepad voor dringende gevallen.
- De juistheid van de gegevens die uw leveranciers aanleveren, ligt bij hen: wij signaleren inconsistenties, wij waarborgen ze niet.
Belangrijke vragen beantwoord
Dans cette section, vous pouvez répondre efficacement aux questions les plus fréquentes.
Nee — we werken complementair. Uw declarant blijft de aangiftes ondertekenen. Wij sturen de documentaire kwaliteit stroomopwaarts en de coördinatie stroomafwaarts. Veel van onze klanten behouden hun historische declarant jarenlang — we vergemakkelijken die relatie zelfs.
De meeste van onze klanten zien een daling van de douane-incidenten vanaf maand 2 en een aanzienlijke tijdwinst voor hun teams vanaf maand 3. De ROI wordt volledig zichtbaar tussen maand 4 en maand 6.
Ja — het is zelfs een uitstekende basis. De Control Tower documenteert uw stromen en uw interne controles, wat precies is wat de AEO-procedure vereist. Verschillende van onze klanten gebruiken hun Control Tower-historiek als referentiedossier voor hun AEO-aanvraag.
