Chimie et cosmétique : sécurisez la conformité de vos produits
Pour importer ou commercialiser un produit chimique, cosmétique ou de santé en Europe, le dossier produit doit être cohérent avant l’arrivée en douane. CTB Group relie composition, classification, étiquetage, documents fournisseurs et obligations d’importation.
Votre entreprise est-elle concernée ?
Importation
Vous introduisez dans l’Union européenne des substances, mélanges, cosmétiques, dispositifs ou produits de santé.
Composition
La formule, la concentration ou les données fournisseurs ne sont pas suffisamment documentées.
Étiquetage
La classification, les mentions obligatoires, les langues ou l’identité du responsable doivent être vérifiées.
Mise sur le marché
Vous devez coordonner douane, conformité produit, qualité, fournisseur et personne responsable.
What we review
Produit et nomenclature
La nature, la fonction, la composition et le classement douanier du produit.
Substances et classification
Les données de composition, les fiches de données de sécurité et la cohérence de la classification.
Dossier et étiquetage
Les documents techniques, les mentions obligatoires, les langues et la traçabilité.
Responsabilités
Le rôle de l’importateur, du fournisseur, de la personne responsable et des équipes internes.
What you receive
- Une cartographie des exigences applicables à chaque famille de produits.
- Une liste claire des documents manquants ou incohérents.
- Une matrice des responsabilités entre fournisseur, importateur et personne responsable.
- Un contrôle de cohérence entre composition, classification, étiquetage et douane.
- Une feuille de route priorisée avant importation ou mise sur le marché.
- Des modèles de demandes d’informations à adresser aux fournisseurs.
Un contrôle en quatre étapes
Identifier
Définir le produit, sa composition, sa fonction et les acteurs de la chaîne.
Vérifier
Contrôler les données, documents, classifications et mentions obligatoires.
Corriger
Obtenir les éléments manquants et résoudre les incohérences avant l’expédition.
Documenter
Conserver les preuves et attribuer clairement les responsabilités.
What is included, and what is not
Inclus dans l’accompagnement convenu
- Analyse des exigences et des documents disponibles.
- Contrôle de cohérence douane et conformité produit.
- Plan d’actions et coordination opérationnelle.
- Préparation des demandes d’informations fournisseurs.
Non inclus
- La certification ou l’évaluation de sécurité par un organisme habilité.
- La décision d’une autorité compétente.
- Les essais de laboratoire ou analyses toxicologiques.
- Le dépôt au nom du client, sauf mandat expressément convenu.
Who bears the responsibility, and under which regime?
This is the question that decides everything, and it cannot be read off an invoice. A single container can place you under three distinct regimes, each with a different responsible party. Customs classification will not tell you.
Chemical substances (REACH)
Registration falls to the manufacturer or the importer established in the European Economic Area, from one tonne per year and per legal entity. The threshold is calculated company by company: the fact that another firm has already registered the substance relieves you of nothing.
Cosmetic products
For an imported cosmetic, each importer is the responsible person for the product they place on the market. They may designate someone else, but only by written mandate accepted in writing. Without a product information file and prior notification to the European portal, the product cannot lawfully be marketed.
Medical devices
A separate regime, with its own market-placement requirements and its own chain of responsibilities. A product on the borderline between cosmetic and device must be qualified before shipment, not after.
What many companies discover too late: becoming a distributor does not protect you. As soon as you market a cosmetic under your own name or brand, or modify it in a way liable to affect its conformity, you become the responsible person.
Conversely, a well-designed structure can relieve you. A non-EU manufacturer appointing an only representative within the meaning of REACH transfers the registration obligations: their European buyers then become downstream users rather than importers. This is decided before the first shipment, not after the first inspection.
Frequently asked questions
Mon fournisseur affirme que le produit est conforme. Est-ce suffisant ?
Non, parce que la conformité n’est pas une qualité du produit mais une obligation qui pèse sur une personne précise. Pour un cosmétique importé, c’est l’importateur qui est la personne responsable de ce qu’il met sur le marché européen. L’affirmation du fournisseur ne transfère rien : seul un mandat écrit, accepté par écrit, désigne quelqu’un d’autre. Ce que nous vérifions, c’est qui porte réellement l’obligation dans votre montage.
Je suis distributeur, pas importateur. Suis-je concerné ?
Cela dépend de ce que vous faites du produit. Vendre un cosmétique sous votre propre nom ou votre marque vous rend personne responsable. Le modifier d’une manière susceptible d’affecter sa conformité produit le même effet. Beaucoup d’entreprises se croient à l’abri parce qu’elles n’importent pas elles-mêmes, alors que leur pratique commerciale les a déjà fait basculer.
Une autre société importe déjà cette substance en Europe. Dois-je quand même l’enregistrer ?
Oui, si vous dépassez le seuil. L’obligation d’enregistrement s’apprécie par entité juridique et par tonnage annuel : le fait qu’un concurrent ou même votre propre groupe ait enregistré la substance ne vous couvre pas. La seule voie qui vous décharge est celle du représentant exclusif désigné par un fabricant hors UE, qui vous fait passer du statut d’importateur à celui d’utilisateur en aval.
Mon produit est vendu sans problème dans un autre État membre. Puis-je l’importer ici ?
Le fait qu’un produit circule ailleurs ne prouve pas qu’il est conforme, ni que vos propres obligations sont remplies. Les responsabilités se rattachent à l’opérateur qui met le produit sur le marché, pas au produit lui-même. Un dossier valable pour un autre opérateur ne vaut pas pour vous.
Que se passe-t-il si le dossier est incomplet au moment du contrôle ?
Les conséquences ne sont pas seulement douanières. Une substance non enregistrée ne peut pas être mise sur le marché, et un cosmétique non notifié non plus. Vous pouvez donc être bloqué non pas sur le classement tarifaire, mais sur une obligation réglementaire qui aurait dû être réglée des semaines avant l’expédition. C’est exactement ce que le diagnostic cherche à éviter.
Authorisations concerned
For this sector, these are the statuses and authorisations that come up most often. The applicant is always the company; we prepare the file.
- Binding tariff information (BTI) — to secure a contested classification
- EORI number — a prerequisite for any import or export operation
Votre dossier produit est-il prêt avant l’expédition ?
En 30 minutes, nous pouvons identifier les premières incohérences et définir les vérifications prioritaires.