Chimie et cosmétique : sécurisez la conformité de vos produits
Pour importer ou commercialiser un produit chimique, cosmétique ou de santé en Europe, le dossier produit doit être cohérent avant l’arrivée en douane. CTB Group relie composition, classification, étiquetage, documents fournisseurs et obligations d’importation.
Votre entreprise est-elle concernée ?
Importation
Vous introduisez dans l’Union européenne des substances, mélanges, cosmétiques, dispositifs ou produits de santé.
Composition
La formule, la concentration ou les données fournisseurs ne sont pas suffisamment documentées.
Étiquetage
La classification, les mentions obligatoires, les langues ou l’identité du responsable doivent être vérifiées.
Mise sur le marché
Vous devez coordonner douane, conformité produit, qualité, fournisseur et personne responsable.
Ce que nous examinons
Produit et nomenclature
La nature, la fonction, la composition et le classement douanier du produit.
Substances et classification
Les données de composition, les fiches de données de sécurité et la cohérence de la classification.
Dossier et étiquetage
Les documents techniques, les mentions obligatoires, les langues et la traçabilité.
Responsabilités
Le rôle de l’importateur, du fournisseur, de la personne responsable et des équipes internes.
Ce que vous recevez
- Une cartographie des exigences applicables à chaque famille de produits.
- Une liste claire des documents manquants ou incohérents.
- Une matrice des responsabilités entre fournisseur, importateur et personne responsable.
- Un contrôle de cohérence entre composition, classification, étiquetage et douane.
- Une feuille de route priorisée avant importation ou mise sur le marché.
- Des modèles de demandes d’informations à adresser aux fournisseurs.
Un contrôle en quatre étapes
Identifier
Définir le produit, sa composition, sa fonction et les acteurs de la chaîne.
Vérifier
Contrôler les données, documents, classifications et mentions obligatoires.
Corriger
Obtenir les éléments manquants et résoudre les incohérences avant l’expédition.
Documenter
Conserver les preuves et attribuer clairement les responsabilités.
Ce qui est inclus, et ce qui ne l’est pas
Inclus dans l’accompagnement convenu
- Analyse des exigences et des documents disponibles.
- Contrôle de cohérence douane et conformité produit.
- Plan d’actions et coordination opérationnelle.
- Préparation des demandes d’informations fournisseurs.
Non inclus
- La certification ou l’évaluation de sécurité par un organisme habilité.
- La décision d’une autorité compétente.
- Les essais de laboratoire ou analyses toxicologiques.
- Le dépôt au nom du client, sauf mandat expressément convenu.
Qui porte la responsabilité, et sous quel régime ?
C’est la question qui décide de tout, et elle ne se lit pas sur une facture. Un même conteneur peut vous placer sous trois régimes distincts, avec des responsables différents pour chacun. Le classement douanier ne vous le dira pas.
Substances chimiques (REACH)
L’enregistrement incombe au fabricant ou à l’importateur établi dans l’Espace économique européen, dès une tonne par an et par entité juridique. Le seuil se calcule société par société : le fait qu’une autre entreprise ait déjà enregistré la substance ne vous décharge de rien.
Produits cosmétiques
Pour un cosmétique importé, chaque importateur est la personne responsable du produit qu’il met sur le marché. Il peut désigner quelqu’un d’autre, mais uniquement par mandat écrit accepté par écrit. Sans dossier d’information produit ni notification préalable au portail européen, le produit ne peut pas être légalement commercialisé.
Dispositifs médicaux
Régime distinct, avec ses propres exigences de mise sur le marché et sa propre chaîne de responsabilités. Un produit à la frontière entre cosmétique et dispositif doit être qualifié avant l’expédition, pas après.
Le point que beaucoup d’entreprises découvrent trop tard : devenir distributeur ne vous protège pas. Dès lors que vous commercialisez un cosmétique sous votre propre nom ou votre marque, ou que vous le modifiez d’une manière susceptible d’affecter sa conformité, vous devenez la personne responsable.
À l’inverse, une structure bien pensée en amont peut vous décharger. Un fabricant hors UE qui désigne un représentant exclusif au sens de REACH transfère les obligations d’enregistrement : ses acheteurs européens deviennent alors des utilisateurs en aval, et non des importateurs. Cela se décide avant la première expédition, pas après le premier contrôle.
Questions fréquentes
Mon fournisseur affirme que le produit est conforme. Est-ce suffisant ?
Non, parce que la conformité n’est pas une qualité du produit mais une obligation qui pèse sur une personne précise. Pour un cosmétique importé, c’est l’importateur qui est la personne responsable de ce qu’il met sur le marché européen. L’affirmation du fournisseur ne transfère rien : seul un mandat écrit, accepté par écrit, désigne quelqu’un d’autre. Ce que nous vérifions, c’est qui porte réellement l’obligation dans votre montage.
Je suis distributeur, pas importateur. Suis-je concerné ?
Cela dépend de ce que vous faites du produit. Vendre un cosmétique sous votre propre nom ou votre marque vous rend personne responsable. Le modifier d’une manière susceptible d’affecter sa conformité produit le même effet. Beaucoup d’entreprises se croient à l’abri parce qu’elles n’importent pas elles-mêmes, alors que leur pratique commerciale les a déjà fait basculer.
Une autre société importe déjà cette substance en Europe. Dois-je quand même l’enregistrer ?
Oui, si vous dépassez le seuil. L’obligation d’enregistrement s’apprécie par entité juridique et par tonnage annuel : le fait qu’un concurrent ou même votre propre groupe ait enregistré la substance ne vous couvre pas. La seule voie qui vous décharge est celle du représentant exclusif désigné par un fabricant hors UE, qui vous fait passer du statut d’importateur à celui d’utilisateur en aval.
Mon produit est vendu sans problème dans un autre État membre. Puis-je l’importer ici ?
Le fait qu’un produit circule ailleurs ne prouve pas qu’il est conforme, ni que vos propres obligations sont remplies. Les responsabilités se rattachent à l’opérateur qui met le produit sur le marché, pas au produit lui-même. Un dossier valable pour un autre opérateur ne vaut pas pour vous.
Que se passe-t-il si le dossier est incomplet au moment du contrôle ?
Les conséquences ne sont pas seulement douanières. Une substance non enregistrée ne peut pas être mise sur le marché, et un cosmétique non notifié non plus. Vous pouvez donc être bloqué non pas sur le classement tarifaire, mais sur une obligation réglementaire qui aurait dû être réglée des semaines avant l’expédition. C’est exactement ce que le diagnostic cherche à éviter.
Autorisations concernées
Pour cette filière, les statuts et autorisations qui reviennent le plus souvent sont les suivants. Le demandeur reste toujours l’entreprise ; nous préparons le dossier.
- Renseignement tarifaire contraignant (RTC) — pour sécuriser un classement contesté
- Numéro EORI — préalable à toute opération d’import ou d’export
Votre dossier produit est-il prêt avant l’expédition ?
En 30 minutes, nous pouvons identifier les premières incohérences et définir les vérifications prioritaires.